Sobre Reuniones One on One
Las reuniones one on one son una herramienta muy útil de gestión de equipos que se utiliza para mejorar la comunicación y la productividad en el lugar de trabajo. Son reuniones privadas y regulares entre un gerente o líder y un miembro del equipo.
Importancia de las reuniones one on one
Las reuniones one on one son una oportunidad para que los gerentes o líderes(Coordinadores de la reunión) se conecten con sus empleados en un nivel más personal y para que los empleados se sientan valorados y escuchados. También son una oportunidad para discutir objetivos, preocupaciones y problemas específicos que afectan la productividad y la moral del equipo. Al mantener reuniones one on one regulares, se puede identificar y abordar problemas antes de que se conviertan en problemas mayores.
Preparación para las reuniones one on one
Para maximizar la efectividad de las reuniones one on one, es importante que los coordinadores se preparen con anticipación. Deben tener una agenda clara para cada reunión y deben ser conscientes de los temas a discutir. También es importante que los coordinadores escuchen activamente a sus empleados y tomen notas durante la reunión. De esta manera, pueden hacer un seguimiento de los problemas y asegurarse de que se aborden en futuras reuniones.
Es importante recordar que esta reunión no trata sobre los proyectos en los que el empleado está involucrado. Los temas relacionados con los proyectos deben ser discutidos en reuniones individuales dedicadas. Sin embargo, algunas personas pueden utilizar el estado de sus proyectos como punto de partida para plantear inquietudes o temas a tratar. En estos casos, es importante proporcionarles el espacio necesario, siempre y cuando no se profundice demasiado en los detalles de ese proyecto.
Recordemos siempre: Es su reunión, con sus tiempos y sus temas.
Estructura de las one on one
Durante varios meses en nuestra organización, hemos buscado la mejor manera de llevar a cabo estas reuniones y realizar un seguimiento efectivo de cada persona involucrada. Después de un tiempo, hemos llegado a un enfoque que hasta ahora ha demostrado ser útil.
La reunión se divide en 2 etapas
- Una parte “blanda” donde se pueden abordar temas de manera mas informal con preguntas como: ¿Cómo te venis sintiendo?, ¿Como va la relación con tus compañeros?, ¿Hay algún tema que te esté preocupando?, etc.
- Una parte “dura” donde se hace un seguimiento formal de los objetivos y la performance. En esta parte se definen objetivos a cumplir en el próximo one on one y se revisa el estado de los objetivos del proceso anterior.
La reunión puede cerrarse con una devolución de performance más formal donde puede evaluarse el mes que ha pasado y dejar un registro para ver la evolución durante el año.
Seguimiento después de las reuniones one on one
El seguimiento después de las reuniones one on one es igualmente importante. Los coordinadores deben tomar medidas concretas para abordar los problemas que se discutieron durante la reunión. También deben programar la próxima reunión one on one y asegurarse de que se lleve a cabo. Los gerentes deben mantener un registro de las reuniones one on one y revisarlas regularmente para identificar patrones y tendencias a lo largo del tiempo.
Lo recomendable es registrar en un documento único y sencillo donde cada one on one sea una entrada que contenga:
Una sección para la parte “blanda”: Es importante destacar que tomar notas en forma de bullets claros y resumidos puede ser más beneficioso durante estas reuniones. En lugar de utilizar prosa, los puntos clave pueden presentarse de manera concisa y fácilmente comprensible. Esto ayudará a mantener un registro más ordenado y accesible de las discusiones y acciones tomadas en la reunión.
Una sección para la parte “dura”: Esta se va a dividir en 2 secciones
- Una donde se registren los objetivos a cumplir y el resultado del mes anterior
- Otra donde se registre la devolución formal de la performance para su seguimiento, esta puede ser independiente de la fecha de one on one en un formato de tabla al final del documento donde cada columna sea el mes y cada fila los objetivos y se registren valores visuales (OK, NO OK, NEUTRO) y se pueda ver el resultado o evolución de un solo vistazo.
Finalmente, este documento puede ser compartido total o parcialmente con el empleado para que tenga acceso a esta información. En nuestro caso, deseamos que este proceso sea seguido proactivamente por el empleado, por lo que enviamos una copia de los objetivos formalizados, pero no incluimos las notas. De esta manera, cada empleado es responsable de tomar sus propias notas y mantenerse informado sobre sus inquietudes.
Conclusión
Las reuniones one on one son una herramienta importante para mejorar la comunicación y la productividad en el lugar de trabajo. Al mantener reuniones one on one regulares, los coordinadores pueden conectarse con sus empleados, identificar problemas y abordarlos antes de que se conviertan en problemas mayores. Pero para maximizar la efectividad de las reuniones one on one, es importante que los gerentes se preparen con anticipación, escuchen activamente a sus empleados y hagan un seguimiento después de la reunión. Al hacerlo, pueden crear un ambiente de trabajo más colaborativo, productivo y satisfactorio para todos.
