La técnica “Inbox Zero”

Comienza la semana, abrimos nuestra casilla y nos encontramos un mar de asuntos en negrita y ni queremos mirar el número que aparece al lado de “inbox”.

Según el Radicati’s Email Statistics Report en el 2017, un profesional puede llegar a recibir en promedio 126 mails por día.

Este número puede variar en cada caso, sin embargo, todos recibimos una gran cantidad de mails que pueden contener desde información clave para las tareas de nuestro día, hasta los mails más irrelevantes que podemos imaginar. Esto provoca que perdamos mucho tiempo leyendolos y corremos el riesgo de que nuestra información se pierda en el caos.

A continuación veremos un enfoque llamado “Inbox Zero” que me ha ayudado a ordenar mis mails y aumentar considerablemente la productividad del día a día.

Si bien este artículo se basa en mi experiencia con el correo de Google(Gmail), este principio puede aplicarse en otros tipos de cliente de correo.

¿Que es “Inbox Zero”?

Inbox zero es el proceso de etiquetar, organizar y depurar nuestra casilla de mails con un sistema que permita que alcancemos y mantengamos 0 correos sin leer esperando por nuestra respuesta.

Más allá de las variantes de esta metodología el principal objetivo es que nuestra casilla de correos se vea así:

“No hay ningún correo nuevo.”

¿Qué necesito para aplicar “Inbox Zero”?

En Gmail contamos con varias herramientas que podemos tener, o no, activas. En esta sección veremos qué elementos necesitamos y cómo activarlos.

Atajos de teclado

Habilitar los atajos de teclado incrementó considerablemente la velocidad con la que recorro mi listado de mails, con los atajos de gmail no es necesario tomar el mouse para limpiar la bandeja.

En este link pueden ver como activar los atajos y el listado de los mismos, los que suelo utilizar para esta técnica son:

• # Eliminar
• l Para seleccionar tipeando la etiqueta para el mail
• b Posponer email
• v Mover a una carpeta
• j y k movernos al siguiente mail o el anterior.
• r para responder
• a para responder a todos
• cmd o ctrl + enter para enviar

Movernos automáticamente al siguiente mail

Esto es útil para pasar al siguiente mail una vez que hayamos borrado o movido el mail que acabamos de trabajar, en este link podemos ver como activarlo. Debemos configurarlo en “Pasar al mail más antiguo”

Etiquetas

Esta funcionalidad nos permite etiquetar los mails y organizarlos de manera que podamos ver de un simple vistazo su categoría cuando nos responden.

El enfoque aquí es personal, en mi caso uso etiquetas por cada cliente, pero dependiendo de su rama de negocio o proceso pueden utilizar otros criterios de clasificación.

Crear etiquetas para organizar Gmail

Posponer mails

Esta funcionalidad de Gmail nos permite ocultar el correo hasta una fecha y hora definida, al cumplirse ese plazo el mail vuelve a llegar a nosotros como si fuese un correo nuevo.

Revisar mails: menos es más

Una de las acciones más desgastantes que puede haber es chequear los mails de manera constante, ni vamos a hablar de aquellos que tienen notificaciones avisando cada vez que llega un mail, el mail no es una herramienta pensada para comunicaciones de urgencia, si algo es tan urgente que no puede esperar una hora o dos no nos van a enviar un mail, nos van a llamar, nos van a mandar un mensaje de whatsapp o nos van a venir a buscar a nuestra casa. Por otro lado las constantes interrupciones derrumban nuestra concentración y cortan nuestro flujo de trabajo(De algunas de estas cosas hablo en Cómo cambiar el enfoque para aumentar la productividad).

Inbox zero nos permite verificar los mails pocas veces al día(idealmente no más de 3). En mi caso verifico los mails:

• Al comenzar el día.
• Luego de almorzar
• 1 hora antes de finalizar el día(Para evitar alguna hora extra no deseada)

Preparados, listos… Inbox Zero

Ya vimos que es inbox zero, ya tenemos nuestra herramienta configurada, comencemos a trabajar.

Comenzamos entrando a nuestra casilla y abrimos el primer mail(el más reciente) a partir de ahora trabajaremos hasta que no quede ningún mail en nuestra bandeja, para esto clasificaremos cada caso y ejecutaremos una acción en base a su importancia, su urgencia y el tiempo que nos toma resolverlo.

!Este correo es muy importante!

Cuando nos topamos con un correo muy importante podemos ver si es urgente y cuanto tardamos en resolverlo.

Un correo urgente e importante debe ser tratado lo más pronto posible por lo que nos vamos a preguntar “¿Cuánto tardo en resolverlo?”

Si la respuesta es “menos de dos minutos” nos concentramos en resolver y responder este mail(r/a), una vez enviada la respuesta procedemos a etiquetarlo(l) y moverlo a la carpeta que corresponda(v).

Si la respuesta es “más de dos minutos” debemos ingresarlo al tope de nuestra lista de tareas(En mi caso uso la app TickTick que tiene la opción de crear la tarea desde el correo), luego lo etiquetamos(l) y lo posponemos(b) por un par de horas para asegurarnos que vuelva a estar en nuestra bandeja para la próxima revisión y el tema no salga de nuestro radar.

Si el mail no es urgente podemos aplicar el mismo criterio que para los anteriores, si tardamos menos de 2 minutos lo podemos responder(r/a), etiquetar(l) y mover(v), si tardamos más de 2 minutos podemos directamente etiquetarlo(l) y lo posponerlo(b) para las próximas revisiones, o para cuando tengamps disponibilidad.

Si estos correos no requieren una acción de nuestro lado pero sí un seguimiento el manejo es similar ya que podemos posponer(b) este correo para asegurarnos que siempre tengamos el mismo a disposición en nuestras revisiones.

Este correo no es muy importante

Si el correo no es muy importante las acciones dependen de si queremos o no conservar esa información para futuras consultas.

Si nuestro correo no contiene información relevante simplemente lo eliminamos(#), de otro modo lo etiquetamos(l) y lo movemos(v) de este modo la información estará disponible y clasificada para futuras consultas.

En los casos que requieran nuestra acción podemos volver a utilizar la regla de “los dos minutos” para accionar en el momento o posponer(b) el correo para un momento más conveniente.

No hay ningún correo nuevo.

Si prestaron atención a las acciones realizadas para cada caso, todas y cada unas finalizan con una de estas 3 acciones:

• Mover
• Posponer
• Eliminar

Estas 3 acciones sacan el mail del inbox y cada vez que las ejecutamos, pasamos al mail siguiente debido a la configuración “Pasar al mail más antiguo”. Por lo tanto iterar este proceso da como resultado final una casilla sin mails, y esa es la magia de inbox zero.