El mejor sistema para tomar notas

¿Cuál es la mejor manera de tomar notas?

Cuanta menos fricción experimentemos durante el proceso, más efectivo será el sistema.

Todos los días tenemos la necesidad de tomar notas, en reuniones de equipo, relevamientos con clientes, clases, etc. Ya sea que tomemos el primer pedazo de papel que encontremos o que tengamos la mejor app del mercado debemos preguntarnos: ¿Qué es lo que convierte un sistema de notas en un gran sistema de notas?

El mejor sistema de notas es aquel con el que nos sintamos. lo largo de los años he probado varias apps y sistemas pero mientras algunos tienen como fuerte la facilidad para tomar notas otros nos facilitan el poder seguir ese contenido a futuro.

Por eso, para elegir nuestro sistema debemos poner foco en los 3 componentes de un sistema de notas: el antes, el durante y el después.

En este punto evaluamos qué tan sencillo es comenzar a tomar notas:

  • ¿Cuánto demoramos en tener todo listo para comenzar?
  • ¿Qué tan sencillo es tomar notas fuera de nuestro espacio de trabajo?
  • ¿Nos da la posibilidad de tomar notas en distintos dispositivos?
  • ¿Hay que realizar muchos ajustes antes de comenzar a escribir?

Como siempre escuchamos en el modelo GTD “La mente es para tener ideas, no para guardarlas”. Nuestro sistema de notas debe permitirnos estar siempre listos para cuando llegue una idea tener rápidamente nuestro sistema abierto y listo para escribir, ya sea que estemos en nuestro espacio de trabajo, en la cama, en un taxi, avion o incluso en la ducha.

Por regla general las ideas vienen en momentos de ocio, fuera del espacio de trabajo cuando nuestra mente está relajada y descansando.

Es fundamental un sistema cómodo y sencillo que priorice la facilidad para tomar notas.

¿Qué sencillo es bajar nuestros pensamientos en el sistema de notas?, en este punto evaluaremos si debemos esforzarnos mucho para cambiar el formato o darle estructura al documento. Por ejemplo es fácil subrayar o marcar una palabra, agregar títulos, listas, etc.

¿Qué tan difícil es lograr que nuestras notas tengan un formato prolijo, ordenado y con una estructura que ayude a darle sentido al contenido?

Actualmente varios sistemas de notas tienen funcionalidades muy interesantes para dar formato enriquecido con atajos que nos permiten lograr buenas estructuras con un mínimo esfuerzo.

Finalmente tenemos el después, nos ha pasado de tomar notas en un cuaderno, en un word y que ese archivo quede perdido, al final cuando lo necesitamos ni recordamos que existe o es imposible para nosotros recordar donde está.

Es importante que evaluemos cómo nuestro sistema de notas nos permite tener trazabilidad sobre las notas que realizamos día a día, que nos permita buscar notas del pasado y nos deje ver a simple vista la importancia y estado de esa nota.

Mis sistemas de notas 📒

Usé muchos sistemas distintos a lo largo de los años, voy a comentar brevemente algunos de ellos, por que los dejé de usar y por que hoy uso Notion como mi sistema de notas, todo esto, evaluando los 3 elementos que comenté anteriormente.

Papel, simple papel

Es muy habitual que nuestras notas sean hechas en papel, durante mucho tiempo era mi único sistema por que me resultaba cómodo, el papel suele ser conveniente por la facilidad de pasar a tomar notas de manera inmediata.

Actualmente algunas notas de trabajo las hago en papel por que me ayuda a visualizar ciertos pensamientos, pero para la mayoría de los casos falla en los puntos que analizamos:

  • Antes: Si bien es muy sencillo tomar una lapicera y comenzar a tomar notas el problema aparece cuando nos alejamos de nuestro escritorio, es común no tener papel encima todo el tiempo y es incomodo si nos encontramos en un viaje o en un espacio público. Los medios digitales son muy fuertes en cuanto a la disponibilidad, comodidad y la simultaneidad de dispositivos, tomar notas desde nuestro celular es sencillo y rápido y le saca una gran ventaja a los medios analógicos.
  • Durante: Si bien hay gente que toma notas hermosas con cuadros, colores y estructura sorprendente la mayoría de nosotros no contamos con el don de la prolijidad, especialmente si estamos en una reunión donde debemos escribir rápido, prestar atención e interactuar con los otros participantes. El resultado suele ser una hoja desorganizada, con garabatos, oraciones sueltas que luego hay que reinterpretar en incluso a veces no sabemos por que las pusimos ahí. El esfuerzo de dejar eso prolijo e incluso digitalizarlo para poder enviar copias o minutas a otros participantes hacen que se pierda mucho tiempo.
  • Después: Llevar un seguimiento de todo lo que anotamos se dificulta a medida que nos alejamos de la fecha en que se tomaron las notas, esto suele resultar en notas que no estan disponibles para nosotros cuando las necesitamos, sea por que no las encontramos o por que no recordamos siquiera que existen.

Medios digitales

Existen muchas aplicaciones para tomar notas desde los clásicos editores de texto, pasando por las suits online del estilo google docs hasta las nuevas apps como Evernote, google keep, Microsoft One note, Notion etc.

Cada app nos da distinto nivel de cumplimiento en las tres características que analizamos:

  • Antes: Esta característica es la que se cumple en la mayoría de las apps, casi todas son multiplataforma y nos permiten tener una nota nueva lista para escribir de manera casi inmediata. Todo lo que escribimos se sincroniza en todos nuestros dispositivos y al tener su versión mobile siempre están a mano.
  • Durante: En este aspecto comienzan a aparecer las diferencias, en el caso de google Keep o one note el formato del texto es muy limitado. Apps como Notion o Evernote son mas potentes a la hora de formatear texto.
  • Después: Dependiendo de la app hay distintos medios de clasificación, algunos tienen carpetas o listas, otros etiquetas o códigos de color, todo esto nos permite armar un sistema de clasificación que nos permite tener trazabilidad sobre las notas que hemos realizado.

¿Qué uso hoy?

Mi sistema de notas se basa en Notion, sin embargo, no es la única app que uso.

Google keep es muy básico en cuanto al formato de texto que nos permite aplicar pero es muy práctica por su integración en el ecosistema de google(Gmail y google calendar) y por su sencillez, por eso uso google keeps para:

  • Notas cortas con fragmentos de textos que uso frecuentemente.
  • Notas rápidas, listas o bullets que voy a usar en un call o reunión.
  • Información útil que quiero tener a mano en mi teléfono.

Notion es la herramienta con la que mejor pude satisfacer las 3 caracteristicas de mi sistema de notas

Vista previa de notas con sus atributos

Antes: Tengo la app en mi computadora, tablet y celular. Tengo un acceso directo a mi espacio de notas y varios templates para tener, en un solo click, una estructura mínima para distintas ocasiones. La fricción para comenzar a tomar notas es casi mínima.

Durante: Su sistema de wiki es muy cómodo, me permite escribir texto enriquecido con atajos, una vez dominados es muy sencillo tener una versión final de formato sin tardar un segundo más del necesario para escribir.

Al presionar “/” notion nos da opciones para formatear de manera instantánea el bloque en el que trabajamos

Después: Cada nota es una página que además de tener el espacio para el texto tiene propiedades de distintos tipos por lo que tengo la fecha de creación, el cliente de la nota, clasificación de tipo de nota y lo más importante un estado para cada nota que me permite saber si la nota esta cerrada(por lo que no me interesa volver a ella) o tiene información que puede serme útil en procesos actuales.

En esta vista, mus notas “Para revisar” se mantienen a la vista para darles seguimientos a los temas vigentes.

Para los que usen Notion o estén interesados en usarlo les dejo este template para que puedan copiarlo y empezar a utilizarlo.

Conclusión

Como podrán ver el mejor sistema de notas es… el que les sirva a ustedes, los puntos que vemos en este artículo solo son una guía que les permita tener una manera de clasificar y encontrar el sistema que les convenga.

Lo importante es reducir todo lo posible la fricción, sentirse cómodos y que su día a día sea mas sencillo.

Por último les dejo este link al video que me ayudó a encontrar mi sistema y que me dio estas mismas pautas que les transmito hoy, de paso pueden seguir el canal de Jeff que es un fenómeno y tiene tips muy interesantes.

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COO at Activity Consultoría S.A.S

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