Cómo cambiar el enfoque para aumentar la productividad

El trabajo del día a día sumado al cambio de tareas constante, pueden afectar de manera significativa la productividad de una persona.

¿Por qué el tiempo no alcanza para nada?

Uno de los cambios más importantes de mi carrera se dió el día que pase de un trabajo donde estaba todo el día enfocado en la construcción de un único producto a uno en donde tenía gente a cargo y debía cambiar en un mismo día entre varios clientes y proyectos distintos.

El “cambiar el chip” de un tema a otro, sin un orden definido, con problemas que podían ser totalmente distintos y a la vez mantener la coordinación de un equipo generaba por momento vacíos de tiempo donde sentía que estaba en todo y a la vez en nada.

Durante un día normal, el trabajo que debía realizarse se interrumpía constantemente por cosas como:

• Responder mails o mensajes en el teléfono con consultas de clientes que llegaban constantemente.
• Desconcentraciones producto de estar realizando una tarea puntual mientras se recibe información sobre otra.
• Reuniones que cortaban una tarde de trabajo por la mitad.
• Interrupciones personales de mensajes de amigos o familia en grupos de whatsapp.

Todo esto generaba interrupciones importantes en el flujo de trabajo el cual es muy difícil de lograr debido a que, una vez que nos desconcentramos, necesitamos un tiempo para volver a entrar en concentración.

Cuando alguien nos interrumpe, nos lleva en promedio 29 minutos recuperar la concentración. Nos va un poco mejor cuando nos distraemos a nosotros mismos: en esos casos, nos lleva 22 minutos recuperar la senda.

Chris Bailey

¿Qué podemos hacer para minimizar estos problemas?

Cuando la situación se hizo difícil de controlar decidí que era momento de investigar y leer sobre temas de productividad, realmente hay cientos de técnicas y enfoques que puse en práctica hasta que conseguí el mix que me permitió aumentar mi productividad de manera impensada.

Clasificación de tareas: “Separar la paja del trigo”

Lo primero que hay que tratar de lograr para aumentar la productividad es poder enfocar nuestra energía en lo realmente importante, para ello debemos poder clasificar nuestras tareas. Para esto me fue realmente útil utilizar la Matriz de Eisenhower.

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Esta matriz clasifica las tareas en base a dos parámetros: urgencia e importancia

Dependiendo del cuadrante que clasifique nuestra tarea podemos tomar distintas acciones:

1. Si la tarea es importante y es urgente la realizo en el mismo momento.
2. Si la tarea es importante pero no es urgente agendo un espacio en el corto plazo para poder realizarla sin interrupciones o distracciones.
3. Si la tarea no es importante pero es urgente la delego.
4. Finalmente si la tarea no es urgente y no es importante no la hago!. Otra alternativa es armar un listado de este tipo de tareas para momentos del año donde podamos estar más ociosos.

Concentrarse y relajarse: “Dos caras de una misma moneda”

Una vez clasificadas nuestras tareas debemos encararlas con la mayor concentración y eficiencia posible. Poder tener lapsos ininterrumpidos de concentración es fundamental para evitar las desconcentraciones que conversamos en el principio del artículo.

Sea una tarea urgente o una tarea importante planificada (Las agendo en mi calendario como si fuera un espacio de reunión para bloquear esas horas) comencé a utilizar una técnica muy conocida para poder realizarlas sin distracciones: Pomodoro Technique

Esta técnica consiste en lapsos de concentración absoluta de 25 minutos donde nos enfocamos en la tarea que debemos realizar:

• No se mira el teléfono.
• No se revisan mails.
• No nos levantamos del puesto de trabajo.

Cada 25 minutos de concentración tenemos 5 minutos para relajarnos y cada 4 bloques de 25 minutos tomamos un descanso de 15 minutos.

Esto nos permite tener lapsos de concentración bien definidos y micro-descansos que previenen el burnout.

Actualmente hay muchas aplicaciones que nos permiten cronometrar y aplicar esta técnica.

Relajación

Además de los minutos de esta técnica un cambio de hábito que fue de gran ayuda fue tomar descanso real en la hora de almuerzo, la costumbre de almorzar en nuestro puesto de trabajo (Muchísimo más habitual en tiempos de pandemia) nos deja en un estado donde ni somos productivos ni descansamos haciendo que el día sea interminable.

Un buen corte de una hora nos hace muchos más productivos para el resto de la jornada.

Reuniones y mails: “Debemos aprender a decir no”

Al comienzo tenía la tendencia a evitar por todos los medios decirle a un cliente que no, luego durante los años que pasaron comprendí que nuestro tiempo es uno de nuestros recursos más valiosos, si queremos cumplir todos nuestros objetivos con la calidad que se merece y poder disfrutar de lo que nos gusta hacer debemos dejar de ser tan accesibles.

Reuniones

En muchas organizaciones hay una tendencia exagerada a organizar reuniones, un calendario lleno de reuniones es el peor enemigo de cualquier persona productiva, al fin y al cabo, necesitamos ese tiempo para cumplir nuestros objetivos. Por lo tanto recomiendo aplicar estos dos criterios: Tratemos de tener solo las reuniones que realmente son necesarias y, las que no podamos evitar, intentemos organizarlas de manera que queden en bloque, es decir una después de la otra.

Los expertos en productividad indican que en las 2 horas previas a una reunión somos hasta 22% menos productivos

Esto quiere decir que si tenemos un día donde nuestra agenda intercala constantemente espacios de trabajo con reuniones, todas esas horas intermedias serán muy improductivas. Tomemos todas nuestras reuniones juntas y dediquemos el resto del día a nuestras tareas.

Emails

Este es uno de los consejos más habituales que circulan en todo articulo de productividad: No estemos controlando todo el tiempo nuestra casilla de mail.

Tener notificaciones para los mails o controlar cada 30 minutos nuestra casilla solo produce focos de desatención constantes en nuestro día. El mail es una herramienta útil donde tenemos la ventaja de que no se utiliza como herramienta si se espera una respuesta urgente, por lo que hace un par de años implementé el siguiente esquema:

• La casilla de email no tiene notificaciones en ninguno de mis dispositivos.
• Controlo la casilla de email solo 3 veces al día: Al inicio del día, luego del horario de almuerzo y al final de día.

Con esto tendremos nuestros mails controlados sin distraernos constantemente.

Herramientas que utilizo

Hoy existen muchas aplicaciones que soportan este tipo de hábitos, actualmente logré excelente resultados con:

• Google Calendar (Reuniones y planificación de tareas)
• TickTick (Organización de tareas, hábitos personales y Pomodoro)
• Microsoft OneNote (Notas personales y de trabajo)

Conclusiones

Lo importante de este artículo no es que se comience a trabajar de la manera en que lo hago yo, de hecho, espero seguir evolucionando en mi propio esquema de trabajo incorporando mejores hábitos. La idea es alentar a quien lo lea a que busque maneras de mejorar su esquema de trabajo, contarle que se puede trabajar mejor, ser más eficiente y organizado. Implementen estas técnicas sea una o todas, busquen alternativas, lean sobre productividad y busquen recuperar ese tiempo que pierden haciendo las cosas que no son importantes, no solo para ser más productivos en su trabajo sino para usar ese tiempo en cosas que les gusten y los hagan mejores.