Calendar Blocking vs Time Batching

Calendar blocking

¿Qué es Calendar blocking?

Es el acto de categorizar y asignar espacios fijos en nuestro calendario para realizar las distintas tareas y actividades, esto nos permite planificar cuándo y por cuánto tiempo realizaremos la actividad.

¿Cuál es el propósito?

Calendar blocking nos permite tener de un solo vistazo una noción de cuánto tiempo le estamos dedicando a cada actividad. Esto permite balancear todas las actividades de nuestra vida debido a que es una representación gráfica y online de todo lo que hacemos. Además nos dá una guia para saber que deberíamos estar haciendo en cada momento del día. Si combinamos esto con las notificaciones del calendario o alarmas nos encontramos con una herramienta de manejo de tiempos(“Time management tool”) muy poderosa.

¿Cómo?

Este método puede ser implementado tanto con herramientas digitales(Gmail, calendar de outlook, Samsung, Notion, etc.) como análogicas(una agenda).

¿Hay alguna desventaja?

  • Alto costo de mantenimiento: Calendar blocking requiere que estemos constantemente ingresando nuestras tareas y actividades o realizando actualizaciones de nuestros calendarios.
  • No recomendado para agendas impredecibles: Calendar blocking puede ser más difícil de implementar para personas que tienen actividades altamente impredecibles, ya que es difícil para ellos reservar espacios a futuro que pueden ser ocupados por actividades de último momento. Cambiar algo en nuestro calendario puede afectar el resto del día o la semana.

Time batching

¿Qué es Time batching?

Es un sistema que nos permite enfocarnos en un grupo de tareas similares o idénticas dentro de un espacio de tiempo predeterminado.

¿Cuál es el propósito?

La idea de detrás de Time batching es minimizar las distracciones para un workflow que requiere estar concentrado y con alto grado de atención a los detalles.

¿Cómo?

Time batching funciona mejor si podemos ir acumulando las tareas que debemos revisar con cierta anticipación. Esto nos permite generar bloques de tarea similares.

¿Hay alguna desventaja?

Time batching puede volverse un poco tedioso ya que requiere anotar todas las tareas que tenemos que realizar sumado a que vamos a pasar grandes cantidades de tiempo concentrados en el mismo tipo de tarea.

Calendar blocking ̷v̷e̷r̷s̷u̷s̷ con Time batching

Ambos sistemas pueden ser muy poderosos cuando se combinan. Si reservamos en nuestro calendario lotes de trabajo que además agrupen tareas similares es muy probable que alcancemos picos de actividad durante el día.

¿Cómo implemento estas actividades con Gmail y tick tick?

Personalmente utilizo dos aplicaciones para mis tareas Gmail(como calendario) y tick tick como gestor de tareas.

  • Celeste: Actividades personales
  • Amarillo: Hábitos y salud
  • Verde: Reuniones con clientes
  • Violeta: Reuniones internas activity
  • Rosa: Time batch(Espacios reservados para ejecución de tareas similares)

Conclusión

Calendar blocking y Time batching son dos técnicas muy poderosas que tienen un alto grado de sinergia, en mi opinión, un esquema mixto que nos permita fijar en nuestro calendario las actividades personales y laborales(juntando tareas similares) que queramos cumplir sí o sí sumado a espacios libres para poder tener margen de actualización pueden incrementar de manera importante nuestra productividad.

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COO at Activity Consultoría S.A.S

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