Calendar Blocking vs Time Batching

Juan Manuel Ibarra
4 min readMar 24, 2021

El día a día puede ser arrollador y depende de nosotros encontrar el tiempo para realizar todas las actividades que queremos o debemos realizar.

Las técnicas de Calendar blocking y Time batching pueden parecer bastante similares pero se basan en dos principios muy diferentes.

Calendar blocking

¿Qué es Calendar blocking?

Es el acto de categorizar y asignar espacios fijos en nuestro calendario para realizar las distintas tareas y actividades, esto nos permite planificar cuándo y por cuánto tiempo realizaremos la actividad.

Esto incluye actividades tanto laborales como personales: Desayunar, leer, hacer actividad física, reuniones laborales, etc. Todo puede ser incorporado a nuestro calendario para permitirnos tener control total sobre nuestras actividades.

¿Cuál es el propósito?

Calendar blocking nos permite tener de un solo vistazo una noción de cuánto tiempo le estamos dedicando a cada actividad. Esto permite balancear todas las actividades de nuestra vida debido a que es una representación gráfica y online de todo lo que hacemos. Además nos dá una guia para saber que deberíamos estar haciendo en cada momento del día. Si combinamos esto con las notificaciones del calendario o alarmas nos encontramos con una herramienta de manejo de tiempos(“Time management tool”) muy poderosa.

¿Cómo?

Este método puede ser implementado tanto con herramientas digitales(Gmail, calendar de outlook, Samsung, Notion, etc.) como análogicas(una agenda).

Lo importante es que nos permita tener una vista diaria o semanal delimitada por horas.

¿Hay alguna desventaja?

  • Alto costo de mantenimiento: Calendar blocking requiere que estemos constantemente ingresando nuestras tareas y actividades o realizando actualizaciones de nuestros calendarios.
  • No recomendado para agendas impredecibles: Calendar blocking puede ser más difícil de implementar para personas que tienen actividades altamente impredecibles, ya que es difícil para ellos reservar espacios a futuro que pueden ser ocupados por actividades de último momento. Cambiar algo en nuestro calendario puede afectar el resto del día o la semana.

Time batching

¿Qué es Time batching?

Es un sistema que nos permite enfocarnos en un grupo de tareas similares o idénticas dentro de un espacio de tiempo predeterminado.

¿Cuál es el propósito?

La idea de detrás de Time batching es minimizar las distracciones para un workflow que requiere estar concentrado y con alto grado de atención a los detalles.

Trabajar sobre un conjunto de tareas similares nos permite minimizar las distracciones que surgen cuando pasamos de una tarea a otra. Cuando cambiamos entre tareas que requieren enfoques muy diferentes necesitamos “resetear” nuestro cerebro, al trabajar en tareas similares minimizamos la cantidad de veces que realizamos este “reseteo”.

¿Cómo?

Time batching funciona mejor si podemos ir acumulando las tareas que debemos revisar con cierta anticipación. Esto nos permite generar bloques de tarea similares.

¿Hay alguna desventaja?

Time batching puede volverse un poco tedioso ya que requiere anotar todas las tareas que tenemos que realizar sumado a que vamos a pasar grandes cantidades de tiempo concentrados en el mismo tipo de tarea.

Calendar blocking ̷v̷e̷r̷s̷u̷s̷ con Time batching

Ambos sistemas pueden ser muy poderosos cuando se combinan. Si reservamos en nuestro calendario lotes de trabajo que además agrupen tareas similares es muy probable que alcancemos picos de actividad durante el día.

Además nos ayudan a evitar el multitasking y el cambio constante de tareas que es una de las actividades que más cansan nuestro cerebro.

Este método es útil tanto para el ambiente laboral como para estudiantes y puede implementarse en mayor o menor medida, es decir, no es necesario que todas nuestras actividades se apliquen a este método. Podemos dejar algunos espacios libres para las actividades más impredecibles y corregir nuestro cronograma en caso de ser necesario.

¿Cómo implemento estas actividades con Gmail y tick tick?

Personalmente utilizo dos aplicaciones para mis tareas Gmail(como calendario) y tick tick como gestor de tareas.

Tick tick me permite ir agrupando las tareas que debo realizar y me permite ir agregando clasificaciones(en mi caso clientes), prioridad de las tareas y sus fechas límites.

Este imput me permite ir alimentando mi calendario(en mi caso utilizo Google calendar)

En mi calendario armo categorías de color para cada tipo de actividad, esto me permite tener un impacto visual importante y saber de un vistazo de qué se trata cada actividad.

  • Celeste: Actividades personales
  • Amarillo: Hábitos y salud
  • Verde: Reuniones con clientes
  • Violeta: Reuniones internas activity
  • Rosa: Time batch(Espacios reservados para ejecución de tareas similares)

Los espacios en blanco me permiten tener cierta flexibilidad ya que en mi trabajo las actividades pueden surgir en el momento. Esto me permite tener tiempo disponible para actividades de último minuto o mover espacios ya reservados.

Conclusión

Calendar blocking y Time batching son dos técnicas muy poderosas que tienen un alto grado de sinergia, en mi opinión, un esquema mixto que nos permita fijar en nuestro calendario las actividades personales y laborales(juntando tareas similares) que queramos cumplir sí o sí sumado a espacios libres para poder tener margen de actualización pueden incrementar de manera importante nuestra productividad.

La cantidad de tiempo no reservado variará en base a lo impredecible que sea nuestra actividad.

--

--